Phát triển bền vững

Cải cách phong cách làm việc | Hoạt động đóng góp của chúng tôi cho các mục tiêu phát triển bền vững

Fuji Electric đang thúc đẩy cải cách phong cách làm việc nhằm mục đích tăng lợi nhuận thông qua tăng trưởng năng suất và tái tạo năng lượng cho nhân viên bằng cách tăng cường sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Chúng tôi đã lắng nghe nhân viên về các hoạt động cải cách phong cách làm việc được thực hiện để "tạo ra một chu kỳ lành mạnh của hạnh phúc và tăng trưởng bền vững của công ty", đó là tầm nhìn của chiến lược nguồn nhân lực của chúng tôi.

Tạo ra một chu kỳ lành mạnh của sự thịnh vượng và tăng trưởng bền vững của công ty

Kei Hirose, Trưởng phòng Nhân sự

Khi các giá trị của người lao động thay đổi và tác động của đại dịch COVID-19 vẫn tiếp diễn, nhu cầu về phong cách làm việc ngày càng đa dạng. Có thể nói rằng cải thiện năng suất thông qua cải cách phong cách làm việc là sáng kiến thiết yếu đối với quản lý doanh nghiệp trong tương lai.

Fuji Electric bắt đầu cải cách phong cách làm việc vào năm 2008 để đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và kể từ năm tài chính 2017, công ty đã đẩy nhanh sáng kiến này để giảm giờ làm thêm, khuyến khích nhân viên nghỉ phép và cải thiện nhiều hệ thống khác dẫn đến cải cách phong cách làm việc. Mục đích là tăng lợi nhuận thông qua tăng trưởng năng suất và tái tạo năng lượng cho nhân viên bằng cách cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống thông qua việc thực hiện các nhịp độ làm việc khác nhau và các phong cách làm việc linh hoạt và đa dạng. Kei Hirose của Phòng Nhân sự chia sẻ suy nghĩ của mình về sáng kiến này.

“Cải cách phong cách làm việc của Fuji Electric nhằm mục đích tạo ra một chu kỳ lành mạnh về phúc lợi và tăng trưởng bền vững của công ty. Với tư cách là bộ phận nhân sự, chúng tôi đang nỗ lực để đảm bảo rằng nhân viên của mình cảm thấy vui vẻ khi làm việc và có thể làm việc độc lập và hiệu quả.”

Linh hoạt trong việc lựa chọn nơi làm việc

Hệ thống làm việc theo địa điểm linh hoạt là ví dụ điển hình cho nỗ lực cải cách phong cách làm việc của Fuji Electric. Hệ thống này cho phép các tùy chọn linh hoạt về nơi làm việc của nhân viên. Bằng cách cho phép nhân viên làm việc tại các không gian vệ tinh được thiết lập tại mỗi văn phòng, chưa kể đến làm việc tại nhà, chúng tôi có thể giúp nhân viên có trách nhiệm cá nhân như chăm sóc trẻ em và chăm sóc điều dưỡng cân bằng trách nhiệm của họ, cũng như giảm bớt gánh nặng đi lại. Khi hệ thống lần đầu tiên được giới thiệu vào năm 2017, phong cách làm việc còn mới mẻ và xa lạ, và chỉ những nhân viên có nhu cầu chăm sóc trẻ em và chăm sóc điều dưỡng mới đủ điều kiện, nhưng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhân viên và xu hướng cải cách phong cách làm việc, số lượng nhân viên đủ điều kiện và số ngày được cung cấp đã dần được mở rộng.

“Chúng tôi đã nhận được phản hồi tích cực từ nhân viên, những người cho biết rằng giờ đây họ có thể sử dụng thời gian của mình linh hoạt hơn và có thể dành nhiều thời gian hơn cho gia đình nhờ thời gian đi lại được giảm bớt. Trong một cuộc khảo sát được thực hiện vào năm 2022, hơn 50% nhân viên sử dụng hệ thống trả lời rằng họ được thúc đẩy bởi sự tự do hơn trong cách làm việc và hệ thống đã góp phần cải thiện hiệu quả công việc. Cũng có dữ liệu cho thấy hệ thống đã dẫn đến việc giảm giờ làm thêm. Không còn nghi ngờ gì nữa, hệ thống này góp phần tạo nên cách làm việc hiệu quả hơn. Chúng tôi tin rằng hệ thống này sẽ ngày càng trở nên cần thiết trong tương lai để nâng cao sức hấp dẫn của công ty thông qua việc hiện thực hóa nhiều cách làm việc khác nhau, cải thiện năng suất và tiếp tục hoạt động trong thời điểm khẩn cấp, và chúng tôi dự định phát triển nó thành một hệ thống dễ sử dụng hơn theo nhu cầu của nhân viên”, Hirose cho biết.

Địa chỉ miễn phí làm cho nơi làm việc thoải mái và hiệu quả hơn

Những nỗ lực tạo ra môi trường làm việc phù hợp với những cách làm việc mới cũng đang được tiến hành. Việc giải quyết vấn đề miễn phí tại văn phòng là một ví dụ điển hình. Trong những năm gần đây, Fuji Electric đã chứng kiến những thay đổi đáng kể trong phong cách làm việc, với việc làm việc từ xa trở thành chuẩn mực và các cuộc họp trực tuyến trở nên phổ biến. Tuy nhiên, môi trường làm việc vẫn không thay đổi trong một thời gian dài. Với mục tiêu tạo ra một môi trường làm việc thoải mái để làm việc và có năng suất cao theo cách làm việc của từng nhân viên, chỗ ngồi giải quyết vấn đề miễn phí đã được áp dụng cho tất cả các bàn làm việc. Tất cả các bàn làm việc cá nhân và tủ phụ, nơi chứa nhiều tài liệu, đã được dỡ bỏ. Số lượng chỗ ngồi đã được giảm đi một lượng nhất định với giả định rằng nhân viên sẽ làm việc từ xa và trong không gian được tạo ra do đó, các bàn họp và buồng Internet, vốn rất được yêu cầu, đã được lắp đặt. Việc thúc đẩy hoạt động không cần giấy tờ song song với việc giải quyết vấn đề miễn phí là trọng tâm của sáng kiến này.

Văn phòng không có địa chỉ (phía sau). Một bàn họp và một phòng họp trực tuyến cách âm (phía trước bên phải) đã được lắp đặt trong không gian được tạo ra.

“Có một rào cản lớn đối với việc thúc đẩy việc giải quyết miễn phí. Có sự miễn cưỡng và lo lắng trong số các nhân viên. Tôi nghĩ rằng họ cảm thấy rất miễn cưỡng khi mất chỗ ngồi và lo lắng về khả năng thiếu giao tiếp với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp.”

Một nhân viên của Phòng Tổng hợp cho biết một thách thức là "cảm giác lo lắng mơ hồ" trong số các nhân viên. Tuy nhiên, sau khi thực hiện bước này, lợi ích hóa ra lại rất lớn. Khi "bức tường vô hình" giữa các phòng ban biến mất, giao tiếp được thúc đẩy. Bà cho biết, việc trao đổi thông tin bắt đầu vượt qua ranh giới giữa các phòng ban. Văn phòng trở nên sạch sẽ và sáng sủa, điều này cũng thúc đẩy động lực để duy trì tình trạng đó. Việc không dùng giấy tờ đã dẫn đến sự thay đổi trong thái độ đối với việc lưu trữ tài liệu, dẫn đến việc tăng cường bảo mật thông tin, lập kế hoạch liên tục kinh doanh (BCP) và quản lý kiến thức.

“Những lợi ích của việc ngồi phát biểu miễn phí lớn hơn tôi tưởng. Tôi nghĩ nó giúp xua tan những định kiến và lo lắng mà mỗi người chúng ta có và cho chúng ta cơ hội để ‘thoát khỏi vỏ bọc của mình’. Không còn nghi ngờ gì nữa, đây là một bước tiến lớn hướng tới cải cách sâu hơn và cải thiện năng suất.”

Một sự khuấy động thúc đẩy cải cách phong cách làm việc

Norihito Ochiai, Phòng Nhân sự

Dù chúng ta được bảo phải làm việc hiệu quả hơn, thì cũng không dễ để thay đổi hành vi của mọi người. Để khuyến khích từng nhân viên thay đổi thái độ, cần phải đưa ra những lợi ích rõ ràng. Theo đó, Fuji Electric đã đưa ra các ưu đãi cho những nhân viên làm việc theo cách coi trọng thời gian. Theo chương trình này, những nhân viên có công việc lập kế hoạch làm thêm giờ dưới 10 giờ mỗi tháng trung bình hàng năm và đạt kết quả xuất sắc trong đánh giá mục tiêu hiệu suất và đặc điểm hành vi sẽ nhận được thêm ưu đãi từ 500.000 yên đến 700.000 yên cùng với tiền thưởng. Norihito Ochiai của Phòng Nhân sự giải thích về phản ứng đối với hệ thống này.

“Chúng tôi đã nhận được phản hồi từ nhân viên rằng họ luôn cố gắng làm việc hiệu quả và tạo ra kết quả, và họ rất vui khi được ghi nhận những nỗ lực của mình, cũng như từ nhân viên cho biết chương trình đã tạo cơ hội để họ suy nghĩ về cách tiến hành nhiệm vụ của mình.”

Thông điệp của công ty đã trở nên rõ ràng hơn, và động lực của những nhân viên được cung cấp ưu đãi đã tăng lên. Rõ ràng, nó đã đóng vai trò là chất xúc tác cho những tiến bộ hơn nữa trong cải cách phong cách làm việc tại Fuji Electric. Trong khi đó, Ochiai nhấn mạnh rằng cần phải làm nhiều hơn nữa.

“Đây là một biện pháp mang tính biểu tượng truyền tải thông điệp của công ty và tôi tin rằng nó đã tạo nên sự khuấy động hướng tới việc cải thiện năng suất của những nhân viên gián tiếp, vốn đã là chủ đề thảo luận trong nhiều năm. Tôi kêu gọi tất cả những nhân viên đủ điều kiện tiếp tục theo đuổi những cách làm việc hiệu quả với mục đích kiếm được các khoản thưởng. Mặt khác, để cải cách hơn nữa cách chúng ta làm việc, tôi tin rằng cần phải thực hiện các biện pháp dẫn đến sự thay đổi trong thái độ của tất cả nhân viên bằng cách mở rộng phạm vi để bao gồm cả các xưởng sản xuất. Cải cách phong cách làm việc không nên dừng lại ở đó. Tôi muốn nó tiếp tục phát triển như một sáng kiến dẫn đến sự thịnh vượng của công ty và hạnh phúc của nhân viên.”

Thử thách không có mục tiêu

Không có mục tiêu “tối hậu” trong cải cách phong cách làm việc. Điều cần thiết là cải thiện từ những điều nhỏ nhặt với mục đích tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái hơn trong khi liên tục xem xét cách thức làm việc của các cá nhân.

“Chúng tôi sẽ đảm bảo rằng nhân viên của mình cảm thấy vui vẻ khi làm việc và có thể làm việc độc lập và hiệu quả, qua đó tạo ra một chu kỳ lành mạnh về hạnh phúc và tăng trưởng bền vững của công ty. Fuji Electric sẽ tiếp tục thực hiện những thách thức như vậy. Để đạt được mục đích này, cần phải lắng nghe kỹ lưỡng nhu cầu của từng nhân viên và xây dựng nhiều thông điệp hữu ích hơn. Chúng tôi muốn tạo ra một môi trường mà nhân viên tại mỗi nơi làm việc đều cảm thấy vui vẻ khi làm việc tại Fuji Electric”, Hirose cho biết.

Đóng góp cho Mục tiêu Phát triển Bền vững (SDGs)

Như đã nêu trong Chính sách quản lý của chúng tôi, chúng tôi có ý định “phát huy tối đa sức mạnh của mình như một nhóm, tôn trọng tham vọng đa dạng của nhân viên”. Chúng tôi trân trọng sự đa dạng của từng nhân viên và đang tích cực làm việc để tạo ra một hệ thống, văn hóa doanh nghiệp và môi trường trao quyền cho nhân viên một cách tối đa. Điều này cũng góp phần vào mục tiêu của chúng tôi đối với các Mục tiêu phát triển bền vững “5. Đạt được bình đẳng giới và trao quyền cho tất cả phụ nữ và trẻ em gái” và “8. Công việc tử tế và tăng trưởng kinh tế”.